周五下午四点半，研发部的小陈打开空白文档，开始回忆这一周干了什么。翻聊天记录、翻工单、翻日程，四十分钟过去，写出来六行流水账。同一层楼的行政小林更惨——上午的评审会开了一小时，纪要还没人写，下午被催了两次。
这类"杂活"的共性是：不难，但烦；不做不行，做了没人看。它吃掉的是一线员工每周最完整的一块注意力。AI 在这件事上的价值非常具体——不是替你思考，而是替你把散落在各处的信息归拢成一份格式固定的东西。
这篇给一份能照做的落地清单，不含概念，全是步骤。
一、先搞清楚：杂活为什么干不完
把周报和会议纪要拆开看，它们卡住的原因其实只有三个，而且都跟 AI 无关：
| 卡点 | 表现 | 本质 |
|---|---|---|
| 素材是散的 | 要翻群聊、翻工单、翻日程、翻邮件才能凑出来 | 没有统一的素材池 |
| 格式没定死 | 每个人写出来的周报结构都不一样，领导看不懂 | 没有模板 |
| 产出没人用 | 纪要写完躺在群里，待办没人认领 | 产出与后续动作断链 |
三个问题里，AI 只能解决第一个半。所以顺序很重要：先定模板、先建素材池，再上 AI。反过来做，就会得到一堆格式漂亮但没人看的废话。
二、能照做的七个步骤
步骤 1：建一个"素材池"，每天三分钟
不要指望周五回忆一周。做法是在企业内部找一个人人都会用的地方（企业微信的群、或者一个共享在线表格），做一张极简的表：
| 日期 | 类型 | 一句话记录 | 状态 |
|---|---|---|---|
| 10-28 | 完成 | 客户 A 的接口联调通过，已上线 | 已验收 |
| 10-29 | 进行中 | 仓库盘点差异核查，还差 3 个 SKU | 60% |
| 10-30 | 风险 | 供应商 B 交期推迟，影响 11 月交付 | 待决策 |
每个人每天随手加两三行，一行不超过 30 字，只写事实，不要写感受。这一步是整个流程的地基：素材池是空的，再好的提示词也变不出内容。
落地提示：前两周一定推行不动。有效的做法是把它绑定到已有动作上——比如要求"每日下班前在企业微信群里发一条 30 字的工作记录"，用现成的习惯带新习惯，而不是新开一个表格让大家填。
步骤 2：定死周报模板，四段就够
周报写不好，多半是因为模板太复杂。真正被阅读的周报只有四段：
- 本周完成：动词开头，每条一行，写清交付物（"完成客户 A 接口联调并上线"，而不是"推进接口工作"）。
- 关键数据：本周与上周对比，只列 3 个以内的核心数字（订单数、交付及时率、故障单数）。没有数据的岗位写"本周无量化指标"。
- 风险与阻塞：需要谁在什么时间之前做什么来解除。没有就写"无"。
- 下周计划：不超过 5 条，每条对应一个交付物。
步骤 3：把素材喂给 AI，用这段提示词
你是周报整理助手。以下是我本周的工作记录（每日一行）。
【输出格式】严格按四段输出：一、本周完成；二、关键数据；三、风险与阻塞；四、下周计划。
【规则】
1. 只使用我提供的记录内容，禁止补充、推测、扩展。
2. 每条一行，动词开头，30 字以内，必须带交付物。
3. 涉及数字必须与原文一致，禁止计算、禁止换算。
4. 记录中没提到的内容一律不写，不要替我编造进度。
5. 信息不足以支撑某一段时，该段写"本周无记录"。
【我的工作记录】
（粘贴素材池内容）
第 1、4、5 条是防"AI 编周报"的关键。实测下来，加了这些约束之后，生成内容的可信度从"必须全改"提升到"改两三处就能发"。
步骤 4：会议纪要分两次生成，别一次出
会议纪要最大的坑，是让 AI 一次输出"纪要 + 待办"，结果两边都含糊。正确做法是分两步：
第一步：录音转写 → 结构化纪要。腾讯会议、飞书、钉钉都自带转写，会后可导出带说话人的文本。转写文本丢给 AI，要求按议题分块输出"结论 / 依据 / 未达成一致"三栏。
请阅读以下会议转写文本，按议题分块输出：议题、结论、依据、未达成一致。
规则：结论必须是确定表述；原文没形成结论的写"未定"，禁止替会议做决定；金额、日期、人名必须与原文完全一致；只输出真实出现的内容。
第二步：纪要 → 待办清单。要求输出表格：序号、动作、责任人、截止时间、交付物、验收标准。并且加一条硬规则：责任人写"大家""相关同事"的，单独列入"待明确责任人"，禁止编造人名。
步骤 5：待办必须进系统，不能停在群里
纪要写得再好，待办停在群里等于没有责任人。这一步要落地到工具：企业微信的待办、OA 的流程、或者最简单的在线表格（带责任人和截止日两列）。没有系统就先用表格，但一定要有人每周过一遍。
步骤 6：固定时间，形成节奏
建议两个固定点：周五 16:00 生成周报（素材池此时最全），每周一 09:30 生成上周待办督办清单（逾期项 + 连续两周没动的项）。时间固定下来，才会变成习惯；临时想起来做，三次之后就没人做了。
步骤 7：人工过一遍再发，前两周一条不落
AI 的输出在前两周必须逐条人工核对。核对的目的不只是纠错，更是让负责人在核对过程中形成判断力——哪些是 AI 常犯的错，一眼就能看出来。两周后可改为抽查。
三、五个避坑点
- 不要让 AI 算数。周报里的环比、占比，必须从系统或表格里取，AI 只负责把数字放进句子里。让大模型做加减法，错一次就没人再信这份周报。
- 不要把涉密信息发到公网模型。涉及客户名单、报价、技术方案的内容，要么脱敏（替换成"客户 A""金额 X"），要么用私有化部署。这一点没有例外。
- 不要一次生成直接发。最危险的不是 AI 写错，是它写得"很通顺"，看的人顺手就发了。前两周必须人工过一遍。
- 不要把周报写成流水账。限制每条一行、动词开头、必须带交付物，这三条能挡掉 80% 的废话。
- 不要跳过素材池直接让 AI 生成。没有输入素材的周报，本质上是 AI 在替你编一周的工作。
四、小结
周报和纪要这类杂活，AI 能替掉的从来不是"思考"，而是"把散落的信息归拢成固定格式"这道最容易被省略的工序。顺序不能反：先有素材池，再有模板，最后才是 AI。前三步没做就直接上 AI，只会得到更快的废话——这恰恰是很多企业试了一次就放弃的原因。